Aviso de Privacidade

1. Introdução

At Tomax Technologies Ltd. (“Tomax” or “we”), we are committed to your privacy, and we comply with all applicable privacy laws and regulations, including the General Data Protection Regulation (EU 2016/679) (“GDPR”) and the U.S. Family Educational Rights and Privacy Act (“FERPA”). Where we transfer personal data outside the European Union, the United Kingdom, or Switzerland, we rely on appropriate safeguards recognized under applicable law, such as Standard Contractual Clauses. Tomax does not sell your personal data, and except for disclosures reasonably necessary for the purposes identified under this Privacy Notice, Tomax will not otherwise disclose your personal data to any other third parties.

A presente Declaração de Privacidade da Tomax (a «Declaração de Privacidade») estabelece as nossas políticas relativamente às informações, incluindo dados pessoais. A presente Declaração de Privacidade está incorporada nos Termos de Utilização da Tomax («Termos») e está sujeita aos mesmos. Todos os termos em maiúsculas utilizados no presente documento e que não sejam definidos de outra forma na presente Declaração de Privacidade terão os significados que lhes são atribuídos nos Termos.

2. Quem somos nós?

A Tomax digitaliza processos de avaliação (incluindo exames) («Processo de Avaliação» ou «Exames») para escolas, instituições de ensino, empresas e administrações públicas («Clientes»). Em nome dos nossos Clientes, recolhemos alguns dados necessários através dos sítios Web alojados no domínio tomax.io, bem como através das nossas aplicações baseadas na Web e das aplicações instaladas localmente, com o único objetivo de garantir a integridade do Processo de Avaliação e dos Exames.

3. Recolha de informações

Com o objetivo de prestar os seus serviços baseados na Web («Serviços»), a Tomax poderá recolher, armazenar e utilizar alguns dos seguintes dados exclusivamente com o objetivo de garantir a integridade do Processo de Avaliação:

• Registo – Todas as informações que fornecer durante o processo de registo de uma conta de utilizador na Tomax, ao subscrever os Serviços da Tomax e/ou notificações por e-mail, ou ao utilizar o software da Tomax para realizar um Processo de Avaliação online em que seja utilizada a supervisão remota.
• Verificação de identidade no processo de pré-avaliação – antes de iniciar um processo de avaliação, iremos comparar a imagem facial da pessoa em frente à câmara com um documento de identificação com fotografia aprovado. Isto tem como objetivo garantir que a pessoa em frente à câmara é a pessoa registada para realizar o processo de avaliação. Poder-lhe-á ser solicitado que introduza determinados dados no software da Tomax, incluindo o seu nome, número de identificação de estudante ou de inscrito, número de telefone, endereço de e-mail, respostas e qualquer outro conteúdo da avaliação.
• Sessão do Processo de Avaliação – durante a realização do exame, recolhemos automaticamente informações relativas aos candidatos, no âmbito da nossa obrigação contratual de garantir a integridade do exame. As informações recolhidas podem incluir tudo o que possa ser e venha a ser captado pela câmara ou pelo microfone do seu dispositivo, bem como tudo o que for apresentado no ecrã do dispositivo. Estes dados são armazenados em gravações de áudio e vídeo associadas a um identificador único do candidato e da sessão. Podem ser recolhidas informações adicionais, exclusivamente com o objetivo de garantir a integridade do exame.
• Também podemos recolher informações como o endereço IP, o sistema operativo, o tipo de navegador, etc., para melhorar a sua experiência online.

Ao inscrever-se nos Serviços da Tomax, quer através do nosso site, quer através das nossas aplicações web, reconhece que leu, compreendeu e concordou em ficar vinculado aos termos da Declaração de Privacidade. Se não aceitar os Termos e/ou a Declaração de Privacidade, não está autorizado a utilizar os Serviços da Tomax. Todos os dados relevantes gerados em nome da sua instituição estarão sujeitos à política aplicável da sua instituição, e qualquer questão que possa ter a este respeito deverá ser resolvida entre si e a sua instituição.

4. Responsável pelo tratamento e controlador dos dados recolhidos

A Tomax recolhe, em geral, dados pessoais em nome dos seus Clientes, com o objetivo de prestar serviços relacionados com exames a esses Clientes. Nesses casos, o Cliente será o «Responsável pelo Tratamento» dos dados pessoais em questão e a Tomax será o «Subcontratante», tal como esses termos são utilizados e definidos no âmbito do RGPD e de quaisquer outras leis aplicáveis em matéria de dados e privacidade. Na sua qualidade de Subcontratante, a Tomax apenas trata dados pessoais em conformidade com o contrato aplicável, com o objetivo de prestar os seus serviços relacionados com exames aos seus Clientes.

5. Utilização e partilha de dados pessoais

Antes de realizar um Processo de Avaliação online, terá de assinar um termo de consentimento legal, pelo qual aceita todos os termos desse Processo de Avaliação online, ao abrigo da política da sua instituição de ensino e em conformidade com a presente Declaração de Privacidade.

Quando realizar um Processo de Avaliação online, iremos monitorizá-lo remotamente enquanto participa na sessão do Processo de Avaliação. As gravações de vídeo e áudio só são utilizadas se houver uma suspeita legítima de fraude e os dados são armazenados exclusivamente por nós. Apenas pessoas autorizadas da sua instituição de ensino poderão, a qualquer momento, rever as gravações caso tenhamos alguma dúvida quanto à integridade da sessão do Processo de Avaliação ou caso sejam levantadas dúvidas pelo nosso Cliente.

Podemos divulgar informações, incluindo a gravação de vídeo e áudio da sua sessão do Processo de Avaliação, que inclui dados de categorias especiais, ao nosso Cliente (ou seja, a sua instituição), com o objetivo de verificar se foi efetivamente a pessoa que realizou o Processo de Avaliação online e de garantir que não foram violados quaisquer protocolos do Processo de Avaliação. Para obter informações sobre a forma como a sua instituição pode recolher e utilizar quaisquer dados pessoais que recolha sobre si, consulte a política de privacidade da própria instituição.

De acordo com a política aplicável da sua instituição, todas as gravações devem ser eliminadas, a menos que esteja em curso uma investigação relativa a qualquer gravação. Mais pormenores sobre os períodos de conservação encontram-se na Secção 6 (Conservação de Dados) abaixo.

6. Retenção de dados

A Tomax conserva os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para cumprir os objetivos descritos na presente Declaração de Privacidade, para prestar os Serviços e para cumprir as nossas obrigações legais e contratuais.

Uma vez que a Tomax atua como subcontratante em nome dos seus Clientes (conforme descrito na Secção 4), o período de conservação dos dados pessoais tratados durante um Processo de Avaliação — incluindo gravações de áudio e vídeo, imagens de verificação de identidade e dados de sessão relacionados — é determinado pelo Cliente em questão (o responsável pelo tratamento) de acordo com as suas próprias políticas e com o nosso contrato com esse Cliente.

A menos que o Cliente ou a legislação aplicável exijam um período mais longo, as gravações do Processo de Avaliação e os dados relacionados com as sessões são eliminados no prazo de 180 dias após a conclusão do Processo de Avaliação em questão. Os dados não serão eliminados enquanto estiver em curso uma investigação sobre a integridade de um Processo de Avaliação, sendo mantidos até à conclusão dessa investigação.

Os dados de registo da conta e as informações técnicas (tais como o endereço IP, o sistema operativo e o tipo de navegador) são conservados enquanto a conta em questão permanecer ativa e durante um período razoável após esse momento, ou enquanto for necessário para cumprir as nossas obrigações legais e contratuais.

Quando os dados pessoais já não forem necessários para os fins acima descritos, são eliminados de forma segura ou tornados anónimos. Os pedidos de conservação e eliminação devem, em geral, ser dirigidos à sua instituição (o Responsável pelo Tratamento); caso contacte a Tomax diretamente, daremos seguimento a esses pedidos de acordo com as instruções do Responsável pelo Tratamento em questão e após o ter notificado.

7. Utilização de cookies

A Tomax pode utilizar uma tecnologia de software denominada «cookies», que consiste em pequenos ficheiros de texto colocados nos navegadores dos utilizadores para acompanhar os padrões de comportamento dos utilizadores no site e nas aplicações web em questão. Consequentemente, é possível agilizar as suas atividades futuras nesses sites e permitir que a Tomax lhe proporcione uma experiência de navegação personalizada.

Os cookies, por si só, não revelam as suas informações de identificação pessoal, a menos que opte especificamente por fornecer essas informações. Pode optar por aceitar ou recusar os cookies, alterando as definições do seu navegador. Se optar por recusar os cookies, isso poderá impedir que tire o máximo partido das funcionalidades e do conteúdo dos sites.

8. Segurança dos seus dados pessoais

A Tomax toma as precauções razoáveis para proteger os seus dados pessoais contra perda, utilização indevida e acesso não autorizado, divulgação, alteração e destruição.

A Tomax possui certificação ISO 9001/27001/17 e utiliza também a Amazon Web Services (AWS), com todas as medidas de proteção relevantes da AWS para salvaguardar os seus dados pessoais.

9. As suas opções e direitos relativamente às suas informações

Em muitos casos, deve contactar diretamente a sua instituição ou o administrador do Processo de Avaliação para exercer quaisquer direitos de privacidade aplicáveis. Se nos contactar, poderemos remover ou atualizar as suas informações num prazo razoável e após ter notificado a instituição do seu pedido.

You may receive access to your personal data and correct, amend or delete inaccurate information or information that has been processed in violation of applicable data protection law, except where the burden or expense of providing access would be disproportionate to the risks to your privacy in the case in question, or where the rights of other persons would be violated. To exercise this right, please contact us by e-mail at the address set forth at the end of this Privacy Notice. In all cases, the consent of the “Data Controller” of the information shall be required.

Em alguns casos, poderá opor-se ao tratamento dos seus dados ou restringir a sua utilização, nos termos da legislação aplicável. Nesse caso, poderá solicitar que eliminemos ou apagemos alguns dos seus dados pessoais, sempre que os dados estejam incorretos ou já não sejam necessários para a gestão do Processo de Avaliação.

Os residentes na Califórnia que forneçam dados pessoais ao adquirir produtos ou serviços para uso pessoal, familiar ou doméstico têm o direito de solicitar, uma vez por ano civil, determinadas informações ao abrigo da legislação da Califórnia.

10. Privacidade das crianças na Internet

Tomax provides its Services to K-12 institutions, higher-education institutions, and other Customers, some of whose students may be under the age of eighteen (18) or, in some jurisdictions, under the age of thirteen (13). Where Tomax processes personal data belonging to students under these ages, it does so as a Data Processor acting on the instructions of, and under contract with, the Customer institution (see Section 4). The Customer institution is responsible, as the Data Controller, for obtaining any consent and providing any notice required under applicable law, including FERPA and, where applicable, COPPA. Tomax does not knowingly collect personal data directly from children outside of this institutional relationship, and does not use such data for advertising or marketing purposes.

In the case of a Customer with students under the age of 18, any such student under the age of 18 should review the Terms and the Privacy Notice with his/her parent(s) or legal guardian(s) to ensure that both the student and the parent(s) or legal guardian(s) understand this Privacy Notice, consistent with the institution’s own policies and applicable law.

11. Reclamações relativas à privacidade

Em conformidade com toda a legislação aplicável em matéria de privacidade, a Tomax compromete-se a resolver reclamações relativas à recolha ou utilização dos seus dados pessoais. Se tiver alguma reclamação sobre a forma como utilizamos os seus dados pessoais, contacte-nos através do endereço de e-mail indicado no final da presente Declaração de Privacidade.

As pessoas que tenham dúvidas ou reclamações relativas à nossa Declaração de Privacidade devem, em primeiro lugar, contactar o nosso Responsável pela Proteção de Dados através do endereço de e-mail indicado no final da presente Declaração de Privacidade.

Os residentes na União Europeia têm igualmente o direito de apresentar uma queixa junto da autoridade europeia de proteção de dados da sua região. Pode consultar uma lista com os dados de contacto da autoridade europeia de proteção de dados da sua região em ec.europa.eu.

12. Alterações à nossa Política de Privacidade

A Tomax poderá, ocasionalmente, atualizar esta Declaração de Privacidade. Quando tal acontecer, a Tomax atualizará também a data de entrada em vigor desta Declaração de Privacidade, e as alterações entrarão em vigor imediatamente após a sua publicação no nosso site. A Tomax recomenda que reveja periodicamente esta Declaração de Privacidade para se manter informado sobre a nossa recolha, utilização e divulgação de dados pessoais. A Tomax reserva-se o direito, a seu critério, de alterar, modificar, adicionar ou remover partes da Declaração de Privacidade no seu site, a qualquer momento.

13. Contacte-nos

Caso tenha alguma dúvida ou questão relativa à nossa Declaração de Privacidade, envie-nos um e-mail com as suas questões para: privacy@tomax.io

Pode contactar o nosso Responsável pela Proteção de Dados (DPO) através do endereço de e-mail: privacy@tomax.io