Aviso de privacidad

1. Introducción

En Tomax Technologies Ltd. («Tomax» o «nosotros»), nos comprometemos a proteger su privacidad y cumplimos con todas las leyes y normativas de protección de datos aplicables, incluido el Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679) («RGPD»), la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia de EE. UU. («FERPA») y cualquier otro Escudo de Privacidad UE-EE. UU. y Escudo de Privacidad Suiza-EE. UU. en lo que respecta a la recogida, el uso y la conservación de datos personales procedentes de los países miembros de la Unión Europea y de Suiza. Tomax no vende sus datos personales y, salvo en los casos en que la divulgación sea razonablemente necesaria para los fines identificados en el presente Aviso de privacidad, Tomax no divulgará sus datos personales a ningún otro tercero.

El presente Aviso de privacidad de Tomax (en adelante, el «Aviso de privacidad») establece nuestras políticas con respecto a la información, incluidos los datos personales. Este Aviso de privacidad forma parte integrante de las Condiciones de uso de Tomax (en adelante, las «Condiciones») y está sujeto a ellas. Todos los términos en mayúsculas utilizados en el presente documento y que no se definan de otro modo en este Aviso de privacidad tendrán el significado que se les atribuye en las Condiciones.

2. ¿Quiénes somos?

Tomax digitaliza los procesos de evaluación (incluidos los exámenes) («Proceso de evaluación» o «Exámenes») para colegios, instituciones educativas, empresas y administraciones públicas («Clientes»). En nombre de nuestros Clientes, recopilamos algunos datos necesarios a través de los sitios web alojados en el dominio tomax.io, así como a través de nuestras aplicaciones web y de las aplicaciones instaladas localmente, con el único fin de garantizar la integridad del Proceso de evaluación y de los Exámenes.

3. Recopilación de información

Con el fin de prestar sus servicios en línea («Servicios»), Tomax podrá recopilar, almacenar y utilizar algunos de los siguientes datos con el único objetivo de garantizar la integridad del proceso de evaluación:

• Registro: toda la información que facilites al crear una cuenta de usuario en Tomax, al suscribirte a los servicios de Tomax y/o a las notificaciones por correo electrónico, o al utilizar el software de Tomax para realizar un proceso de evaluación en línea en el que se utilice la supervisión a distancia.
• Verificación de identidad en el proceso previo a la evaluación: antes de iniciar el proceso de evaluación, compararemos la imagen facial de la persona que se encuentra frente a la cámara con un documento de identidad con fotografía válido. El objetivo es garantizar que la persona que se encuentra frente a la cámara sea la misma que está registrada para realizar el proceso de evaluación. Es posible que se le solicite introducir ciertos datos en el software de Tomax, como su nombre, número de identificación de estudiante o de inscrito, número de teléfono, dirección de correo electrónico, respuestas y cualquier otro contenido de la evaluación.
• Sesión del proceso de evaluación: durante la realización del examen, recopilamos automáticamente información relativa a los examinados como parte de nuestra obligación contractual de garantizar la integridad del examen. La información recopilada puede incluir cualquier cosa que pueda ser captada por la cámara o el micrófono de su dispositivo, así como todo lo que se muestre en la pantalla del mismo. Estos datos se almacenan en grabaciones de audio y vídeo asociadas a un identificador único de candidato y de sesión. Es posible que se recopile información adicional, únicamente con el fin de garantizar la integridad del examen.
• También podemos recopilar información como la dirección IP, el sistema operativo, el tipo de navegador, etc., para mejorar tu experiencia en línea.

Al registrarte en los Servicios de Tomax, tanto a través de nuestra página web como de nuestras aplicaciones web, reconoces que has leído, comprendido y aceptado quedar vinculado por los términos del Aviso de privacidad. Si no acepta los Términos y/o el Aviso de privacidad, no está autorizado a utilizar los Servicios de Tomax. Todos los datos relevantes generados en nombre de su institución estarán sujetos a la política aplicable de dicha institución, y cualquier problema que pueda surgir a este respecto deberá resolverse entre usted y su institución.

4. Encargado del tratamiento y responsable del tratamiento de la información recopilada

Tomax recopila, por lo general, datos personales en nombre de sus clientes, con el fin de prestarles servicios relacionados con exámenes. En tales casos, el cliente será el «responsable del tratamiento» de los datos personales en cuestión y Tomax será el «encargado del tratamiento», tal y como se utilizan y definen dichos términos en el RGPD y en cualquier otra legislación aplicable en materia de datos y privacidad. En su calidad de encargado del tratamiento, Tomax solo trata los datos personales de conformidad con el contrato aplicable con el fin de prestar a sus clientes los servicios relacionados con los exámenes.

5. Uso y divulgación de datos personales

Antes de realizar un proceso de evaluación en línea, deberás firmar un consentimiento legal en el que aceptes todas las condiciones de dicho proceso de evaluación en línea, con arreglo a la política de tu centro educativo y de conformidad con el presente Aviso de privacidad.

Cuando realices un proceso de evaluación en línea, te supervisaremos de forma remota mientras participas en la sesión del proceso de evaluación. Las grabaciones de vídeo y audio solo se utilizarán si existe una sospecha fundada de fraude, y los datos solo los almacenaremos nosotros. Solo las personas autorizadas de tu centro educativo podrán revisar las grabaciones en cualquier momento si tenemos alguna duda sobre la integridad de la sesión del proceso de evaluación o si nuestro cliente plantea alguna duda al respecto.

Podemos facilitar información, incluidas las grabaciones de vídeo y audio de tu sesión del proceso de evaluación —que contienen datos de categorías especiales—, a nuestro cliente (es decir, tu centro educativo) con el fin de verificar que fuiste tú quien realizó el proceso de evaluación en línea y de comprobar que no se infringió ningún protocolo del proceso de evaluación. Para obtener información sobre cómo tu centro educativo puede recopilar y utilizar los datos personales que recopile sobre ti, consulta la política de privacidad del propio centro.

De acuerdo con la política vigente de su institución, todas las grabaciones se eliminarán, salvo que exista una investigación en curso relacionada con alguna de ellas. En la sección 6 (Conservación de datos), que figura a continuación, se ofrecen más detalles sobre los plazos de conservación.

6. Conservación de datos

Tomax conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con los fines descritos en este Aviso de privacidad, para prestar los Servicios y para cumplir con nuestras obligaciones legales y contractuales.

Dado que Tomax actúa como encargado del tratamiento en nombre de sus clientes (tal y como se describe en la sección 4), el plazo de conservación de los datos personales tratados durante un proceso de evaluación —incluidas las grabaciones de audio y vídeo, las imágenes de verificación de identidad y los datos relacionados con la sesión— lo determina el cliente correspondiente (el responsable del tratamiento) de conformidad con sus propias políticas y con nuestro acuerdo con dicho cliente.

A menos que el Cliente o la legislación aplicable exijan un plazo más largo, las grabaciones del proceso de evaluación y los datos relacionados con las sesiones se eliminarán en un plazo de 180 días a partir de la finalización del proceso de evaluación correspondiente. Los datos no se eliminarán mientras esté en curso una investigación sobre la integridad de un proceso de evaluación, y se conservarán hasta que dicha investigación haya concluido.

Los datos de registro de la cuenta y la información técnica (como la dirección IP, el sistema operativo y el tipo de navegador) se conservan mientras la cuenta en cuestión permanezca activa y durante un periodo razonable posterior, o mientras sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales y contractuales.

Cuando los datos personales ya no sean necesarios para los fines descritos anteriormente, se eliminarán de forma segura o se anonimizarán. Las solicitudes de conservación y eliminación deben dirigirse, por regla general, a su institución (el responsable del tratamiento); en caso de que se ponga en contacto directamente con Tomax, atenderemos dichas solicitudes siguiendo las instrucciones del responsable del tratamiento correspondiente y tras haberle informado al respecto.

7. Uso de cookies

Tomax puede utilizar una tecnología de software denominada «cookies», que consiste en pequeños archivos de texto que se almacenan en los navegadores de los usuarios para realizar un seguimiento de sus patrones de comportamiento en el sitio web y las aplicaciones web correspondientes. De este modo, es posible agilizar tus futuras actividades en estos sitios web y permitir que Tomax te ofrezca una experiencia de navegación personalizada.

Las cookies, por sí solas, no revelan información que permita identificarle personalmente, a menos que usted decida específicamente facilitar dicha información. Puede elegir entre aceptar o rechazar las cookies modificando la configuración de su navegador. Si decide rechazar las cookies, es posible que no pueda aprovechar al máximo las funciones y el contenido de los sitios web.

8. Seguridad de tus datos personales

Tomax toma las precauciones razonables para proteger tus datos personales frente a la pérdida, el uso indebido y el acceso no autorizado, así como frente a la divulgación, la alteración y la destrucción.

Tomax cuenta con las certificaciones ISO 9001, 27001 y 17, y utiliza Amazon Web Services (AWS), con todas las medidas de seguridad pertinentes de AWS para proteger tus datos personales.

9. Tus opciones y derechos respecto a tus datos

En muchos casos, deberás ponerte en contacto directamente con tu centro educativo o con el administrador del proceso de evaluación para ejercer los derechos de privacidad que te correspondan. Si te pones en contacto con nosotros, podremos eliminar o actualizar tus datos en un plazo razonable y tras haber notificado tu solicitud al centro educativo.

Podrá acceder a sus datos personales y corregir, modificar o suprimir cualquier información inexacta o que haya sido tratada infringiendo los principios del Escudo de Privacidad UE-EE. UU. o del Escudo de Privacidad EE. UU.-Suiza, salvo en los casos en que la carga o el coste de facilitar dicho acceso sean desproporcionados en relación con los riesgos para su privacidad en el caso concreto, o cuando ello suponga una vulneración de los derechos de otras personas. Para ejercer este derecho, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico en la dirección que figura al final de este Aviso de privacidad. En todos los casos, se requerirá el consentimiento del «responsable del tratamiento» de la información.

En algunos casos, es posible que puedas oponerte al tratamiento de tus datos o restringir su uso, de conformidad con la legislación aplicable. En tal caso, podrás solicitar que eliminemos o borremos algunos de tus datos personales, siempre que dichos datos sean erróneos o ya no sean necesarios para la gestión del proceso de evaluación.

Los residentes de California que faciliten datos personales al adquirir productos o servicios para uso personal, familiar o doméstico tienen derecho a solicitar, una vez al año natural, determinada información con arreglo a la legislación de California.

10. Privacidad de los menores en Internet

Tomax y sus servicios no están destinados, por lo general, a personas menores de dieciocho (18) años, y Tomax solicita a dichas personas que no faciliten información de carácter personal a través del sitio web de Tomax ni de ninguna de sus aplicaciones web.

En el caso de que un cliente tenga alumnos menores de 18 años, dichos alumnos menores de 18 años deberán revisar las Condiciones y la Política de privacidad junto con sus padres o tutores legales, para garantizar que tanto los alumnos como sus padres o tutores legales comprendan y acepten tanto las Condiciones como la Política de privacidad.

11. Reclamaciones en materia de privacidad

En cumplimiento de toda la legislación aplicable en materia de protección de datos, Tomax se compromete a resolver las reclamaciones relacionadas con la recogida o el tratamiento de sus datos personales. Si tiene alguna reclamación sobre el tratamiento que hacemos de sus datos personales, póngase en contacto con nosotros a través de la dirección de correo electrónico que figura al final de este Aviso de privacidad.

Las personas que tengan consultas o reclamaciones relacionadas con nuestro Aviso de privacidad deben ponerse en contacto en primer lugar con nuestro responsable de protección de datos a través de la dirección de correo electrónico que figura al final de este Aviso de privacidad.

Los residentes de la Unión Europea también tienen derecho a presentar una reclamación ante su autoridad europea de protección de datos local. Encontrarás una lista con los datos de contacto de tu autoridad europea de protección de datos local en ec.europa.eu.

12. Modificaciones de nuestro Aviso de privacidad

Tomax podrá actualizar ocasionalmente este Aviso de privacidad. Cuando lo haga, Tomax actualizará también la fecha de entrada en vigor de este Aviso de privacidad, y los cambios entrarán en vigor de forma inmediata una vez que se publiquen en nuestra página web. Tomax le recomienda que revise periódicamente este Aviso de privacidad para mantenerse informado sobre nuestra recogida, uso y divulgación de datos personales. Tomax se reserva el derecho, a su entera discreción, de cambiar, modificar, añadir o eliminar partes del Aviso de privacidad de su página web en cualquier momento.

13. Contacta con nosotros

Si tiene alguna pregunta o duda sobre nuestro Aviso de privacidad, envíenos un correo electrónico con sus consultas a: privacy@tomax.io

Puede ponerse en contacto con nuestro responsable de protección de datos (DPO) a través de la siguiente dirección de correo electrónico: privacy@tomax.io