הודעת פרטיות

1. מבוא

At Tomax Technologies Ltd. (“Tomax” or “we”), we are committed to your privacy, and we comply with all applicable privacy laws and regulations, including the General Data Protection Regulation (EU 2016/679) (“GDPR”) and the U.S. Family Educational Rights and Privacy Act (“FERPA”). Where we transfer personal data outside the European Union, the United Kingdom, or Switzerland, we rely on appropriate safeguards recognized under applicable law, such as Standard Contractual Clauses. Tomax does not sell your personal data, and except for disclosures reasonably necessary for the purposes identified under this Privacy Notice, Tomax will not otherwise disclose your personal data to any other third parties.

הודעת פרטיות זו של Tomax (להלן: "הודעת הפרטיות") מפרטת את מדיניותנו בנוגע למידע, לרבות נתונים אישיים. הודעת פרטיות זו מהווה חלק מתנאי השימוש של Tomax (להלן: "התנאים") וכפופה להם. כל המונחים המופיעים כאן באותיות רישיות ואשר לא הוגדרו אחרת בהודעת פרטיות זו, יהיו בעלי המשמעות שהוקנתה להם בתנאים.

2. מי אנחנו?

Tomax מבצעת דיגיטליזציה של תהליכי הערכה (לרבות בחינות) ("תהליך הערכה" או "בחינות") עבור בתי ספר, מוסדות חינוך, חברות וממשלות ("לקוחות"). מטעם לקוחותינו, אנו אוספים נתונים הכרחיים מסוימים באמצעות אתרי האינטרנט המאוחסנים בדומיין tomax.io, וכן באמצעות היישומים המקוונים שלנו והיישומים המותקנים באופן מקומי, אך ורק במטרה להבטיח את תקינותו של תהליך ההערכה והבחינות.

3. איסוף מידע

לצורך מתן שירותיה המקוונים ("השירותים"), Tomax רשאית לאסוף, לאחסן ולהשתמש בחלק מהנתונים הבאים אך ורק לצורך הבטחת תקינותו של תהליך ההערכה:

• הרשמה – כל המידע שאתה מספק בתהליך רישום חשבון משתמש ב-Tomax, בהרשמה לשירותי Tomax ו/או להתראות דוא"ל, או בשימוש בתוכנת Tomax לצורך ביצוע תהליך הערכה מקוון שבו נעשה שימוש בפיקוח מרחוק.
• תהליך אימות זהות לפני ההערכה – לפני שתתחיל בתהליך ההערכה, נשווה את תמונת הפנים של האדם העומד מול המצלמה עם תעודת זהות מצולמת מאושרת. מטרת הדבר היא לוודא שהאדם העומד מול המצלמה הוא אכן האדם הרשום לביצוע תהליך ההערכה. ייתכן שתתבקש להזין נתונים מסוימים לתוכנת Tomax, כולל שמך, מספר זיהוי הסטודנט או הנרשם, מספר הטלפון, כתובת הדוא"ל, תשובותיך וכל תוכן הערכה אחר.
• מושב תהליך ההערכה – במהלך ניהול תהליך הבחינה, אנו אוספים באופן אוטומטי מידע הנוגע לנבחנים כחלק מהתחייבותנו החוזית להבטיח את תקינות הבחינה. המידע שנאסף עשוי לכלול כל דבר שניתן לתעד באמצעות המצלמה, המיקרופון או כל תוכן המוצג על מסך המכשיר שלכם. נתונים אלה נשמרים בהקלטות אודיו ווידאו המקושרות למזהה ייחודי של הנבחן ולמזהה ייחודי של המושב. ייתכן שייאסף מידע נוסף, אך ורק לצורך הבטחת תקינות הבחינה.
• כמו כן, אנו עשויים לאסוף מידע כגון כתובת IP, מערכת הפעלה, סוג הדפדפן וכדומה, כדי לשפר את חוויית הגלישה שלך.

עם ההרשמה לשירותי Tomax, הן דרך אתר האינטרנט שלנו והן דרך היישומים המקוונים שלנו, אתה מאשר שקראת, הבנת והסכמת להיות כפוף לתנאי הודעת הפרטיות. אם אינך מקבל את התנאים ו/או את הודעת הפרטיות, אינך רשאי להשתמש בשירותי Tomax. כל הנתונים הרלוונטיים שנוצרו מטעם המוסד שלך יהיו כפופים למדיניות החלה במוסד שלך, וכל בעיה שתתעורר בהקשר זה תטופל בינך לבין המוסד שלך.

4. מעבד הנתונים ומנהל הנתונים של המידע שנאסף

Tomax אוספת בדרך כלל נתונים אישיים מטעם לקוחותיה, לצורך מתן שירותים הקשורים לבחינות לאותם לקוחות. במקרים אלה, הלקוח יהיה "בעל השליטה בנתונים" של הנתונים האישיים הרלוונטיים, ו-Tomax תהיה "מעבדת הנתונים", כפי שמונחים אלה משמשים ומוגדרים בתקנות ה-GDPR ובכל חוקי נתונים ופרטיות רלוונטיים אחרים. בתפקידה כמעבדת נתונים, Tomax מעבדת נתונים אישיים אך ורק בהתאם לחוזה הרלוונטי, לצורך מתן שירותיה הקשורים לבחינות ללקוחותיה.

5. שימוש ושיתוף של נתונים אישיים

לפני שתשתתף בתהליך הערכה מקוון, תצטרך לחתום על הסכמה משפטית לפיה אתה מקבל את כל תנאי תהליך ההערכה המקוון האמור, בהתאם למדיניות המוסד החינוכי שלך ובהתאם להודעת פרטיות זו.

כאשר אתה משתתף בתהליך הערכה מקוון, אנו נעקוב אחריך מרחוק במהלך השתתפותך במושב תהליך ההערכה. הקלטות הווידאו והשמע משמשות אך ורק במקרה של חשד מוצדק לרמאות, והנתונים נשמרים אך ורק אצלנו. רק גורמים מורשים מטעם מוסד הלימודים שלך רשאים, בכל עת, לעיין בהקלטות אם יש לנו חששות לגבי תקינותו של מושב תהליך ההערכה, או אם הועלו חששות מצד הלקוח שלנו.

אנו עשויים לחשוף מידע, לרבות הקלטת הווידאו והאודיו של מפגש תהליך ההערכה שלך, הכוללת נתונים מקטגוריות מיוחדות, ללקוח שלנו (כלומר, המוסד שלך) לצורך אימות שאתה היית האדם שביצע את תהליך ההערכה המקוון, וכדי לוודא שלא הופרו נהלי תהליך ההערכה. לקבלת מידע על האופן שבו המוסד שלך עשוי לאסוף ולהשתמש בנתונים אישיים שהוא אוסף אודותיך, אנא עיין במדיניות הפרטיות של המוסד עצמו.

בהתאם למדיניות הנהוגה במוסדכם, כל ההקלטות יימחקו, אלא אם מתנהלת חקירה בנוגע להקלטות כלשהן. פרטים נוספים על תקופות שמירת הנתונים מפורטים בסעיף 6 (שמירת נתונים) להלן.

6. שמירת נתונים

Tomax שומרת נתונים אישיים רק למשך הזמן הנדרש כדי לממש את המטרות המתוארות בהודעת פרטיות זו, כדי לספק את השירותים וכדי לעמוד בהתחייבויותינו החוקיות והחוזיות.

מכיוון ש-Tomax פועלת כמעבדת נתונים מטעם לקוחותיה (כמתואר בסעיף 4), תקופת השמירה של נתונים אישיים המעובדים במהלך תהליך הערכה – לרבות הקלטות אודיו ווידאו, תמונות לאימות זהות ונתוני פגישה נלווים – נקבעת על ידי הלקוח הרלוונטי (בעל השליטה בנתונים) בהתאם למדיניותו שלו ובהתאם להסכם שלנו עם אותו לקוח.

אלא אם כן הלקוח או החוק החל דורשים תקופה ארוכה יותר, הקלטות תהליך ההערכה ונתוני המפגשים הקשורים אליו יימחקו תוך 180 יום לאחר השלמת תהליך ההערכה הרלוונטי. הנתונים לא יימחקו כל עוד מתנהלת חקירה בנוגע לתקינותו של תהליך ההערכה, ויישמרו עד לסיום חקירה זו.

נתוני רישום החשבון ומידע טכני (כגון כתובת IP, מערכת הפעלה וסוג הדפדפן) נשמרים כל עוד החשבון הרלוונטי נשאר פעיל ולתקופה סבירה לאחר מכן, או כל עוד נדרש כדי לעמוד בהתחייבויותינו החוקיות והחוזיות.

כאשר אין עוד צורך בנתונים אישיים למטרות שתוארו לעיל, הם נמחקים באופן מאובטח או הופכים לאנונימיים. בקשות לשמירה ולמחיקה יש להפנות, ככלל, למוסד שלך (בעל השליטה בנתונים); במקרה שתפנה ישירות ל-Tomax, נפעל בהתאם לבקשות אלו בכפוף להוראותיו של בעל השליטה בנתונים הרלוונטי, ולאחר מתן הודעה אליו.

7. שימוש בעוגיות

Tomax עשויה להשתמש בטכנולוגיית תוכנה המכונה "קוקיות" (cookies), שהן קבצי טקסט קטנים המוצבים בדפדפני המחשבים של המשתמשים כדי לעקוב אחר דפוסי ההתנהגות שלהם באתר האינטרנט הרלוונטי וביישומים מבוססי-אינטרנט. כתוצאה מכך, ניתן להאיץ את פעילותך העתידית באתרים אלה ולאפשר ל-Tomax לספק לך חווית גלישה מותאמת אישית.

קובצי Cookie, כשלעצמם, אינם מספקים מידע המאפשר זיהוי אישי שלך, אלא אם תבחר במפורש למסור מידע זה. באפשרותך לבחור לקבל או לדחות קובצי Cookie על ידי שינוי הגדרות הדפדפן שלך. אם תבחר לדחות קובצי Cookie, הדבר עלול למנוע ממך לנצל באופן מלא את התכונות והתכנים של האתרים.

8. אבטחת המידע האישי שלך

Tomax נוקטת באמצעי זהירות סבירים כדי להגן על המידע האישי שלך מפני אובדן, שימוש לרעה, גישה בלתי מורשית, חשיפה, שינוי והשמדה.

חברת Tomax מוסמכת לפי תקני ISO 9001/27001/17, והיא גם משתמשת בשירותי Amazon Web Services (AWS), תוך שימוש בכל אמצעי ההגנה הרלוונטיים של AWS כדי להגן על המידע האישי שלכם.

9. האפשרויות והזכויות העומדות לרשותך בנוגע למידע שלך

במקרים רבים, עליך לפנות ישירות למוסד הלימודים שלך או למנהל תהליך ההערכה כדי לממש את זכויותיך בנושא פרטיות, ככל שהן חלות. אם תפנה אלינו, אנו עשויים להסיר או לעדכן את המידע שלך תוך פרק זמן סביר, ולאחר שנמסור הודעה למוסד הלימודים על בקשתך.

You may receive access to your personal data and correct, amend or delete inaccurate information or information that has been processed in violation of applicable data protection law, except where the burden or expense of providing access would be disproportionate to the risks to your privacy in the case in question, or where the rights of other persons would be violated. To exercise this right, please contact us by e-mail at the address set forth at the end of this Privacy Notice. In all cases, the consent of the “Data Controller” of the information shall be required.

במקרים מסוימים, ייתכן שתוכל להתנגד לעיבוד הנתונים שלך או להגביל את השימוש בהם בהתאם לכל חוק רלוונטי. במקרה זה, ייתכן שתוכל לבקש מאיתנו למחוק או להסיר חלק מהנתונים האישיים שלך, כאשר הנתונים שגויים או שכבר אין בהם צורך לצורך ניהול תהליך ההערכה.

תושבי קליפורניה המספקים נתונים אישיים לצורך רכישת מוצרים או שירותים לשימוש אישי, משפחתי או ביתי, זכאים לבקש פעם בשנה קלנדרית מידע מסוים בהתאם לחוקי קליפורניה.

10. פרטיות ילדים ברשת

Tomax provides its Services to K-12 institutions, higher-education institutions, and other Customers, some of whose students may be under the age of eighteen (18) or, in some jurisdictions, under the age of thirteen (13). Where Tomax processes personal data belonging to students under these ages, it does so as a Data Processor acting on the instructions of, and under contract with, the Customer institution (see Section 4). The Customer institution is responsible, as the Data Controller, for obtaining any consent and providing any notice required under applicable law, including FERPA and, where applicable, COPPA. Tomax does not knowingly collect personal data directly from children outside of this institutional relationship, and does not use such data for advertising or marketing purposes.

In the case of a Customer with students under the age of 18, any such student under the age of 18 should review the Terms and the Privacy Notice with his/her parent(s) or legal guardian(s) to ensure that both the student and the parent(s) or legal guardian(s) understand this Privacy Notice, consistent with the institution’s own policies and applicable law.

11. תלונות בנושא פרטיות

בהתאם לכל חוקי הפרטיות הרלוונטיים, Tomax מתחייבת לטפל בתלונות הנוגעות לאיסוף או לשימוש שלנו בנתונים האישיים שלך. אם יש לך תלונות כלשהן בנוגע לשימוש שלנו בנתונים האישיים שלך, אנא פנה אלינו לכתובת הדוא"ל המפורטת בסוף הודעת פרטיות זו.

אנשים שיש להם שאלות או תלונות בנוגע להודעת הפרטיות שלנו, מתבקשים לפנות תחילה לממונה על הגנת המידע שלנו, לכתובת הדוא"ל המפורטת בסוף הודעת הפרטיות הזו.

לתושבי האיחוד האירופי יש גם את הזכות להגיש תלונה לרשות האירופית להגנת נתונים המקומית שלהם. ניתן למצוא רשימה הכוללת את פרטי ההתקשרות עם הרשות האירופית להגנת נתונים המקומית בכתובת ec.europa.eu.

12. שינויים בהודעת הפרטיות שלנו

Tomax עשויה לעדכן מעת לעת את הודעת הפרטיות הזו. במקרה כזה, Tomax תעדכן גם את תאריך הכניסה לתוקף של הודעת הפרטיות הזו, והשינויים ייכנסו לתוקף מיד עם פרסומם באתר האינטרנט שלנו. Tomax ממליצה לכם לעיין מעת לעת בהודעת הפרטיות הזו כדי להישאר מעודכנים בנוגע לאיסוף, השימוש והחשיפה של נתונים אישיים על ידינו. Tomax שומרת לעצמה את הזכות, לפי שיקול דעתה הבלעדי, לשנות, לתקן, להוסיף או להסיר חלקים מהודעת הפרטיות באתר האינטרנט שלה, בכל עת.

13. צרו איתנו קשר

אם יש לכם שאלות או הערות בנוגע להודעת הפרטיות שלנו, אנא שלחו לנו דוא"ל עם הערותיכם לכתובת: privacy@tomax.io

ניתן ליצור קשר עם הממונה על הגנת המידע (DPO) שלנו בכתובת הדוא"ל: privacy@tomax.io